El punto de partida
Un restaurante de 60 plazas en una zona con mucho paso y mucha competencia. El teléfono sonaba en mitad del servicio y, si nadie podía cogerlo, la reserva se iba a otro sitio. Las que sí entraban se apuntaban en una libreta, y las ausencias sin avisar dejaban mesas vacías los fines de semana. La carta impresa se quedaba desfasada con cada cambio de precio y los turistas pedían una versión en inglés que no existía. Las compras se hacían a ojo: algunos viernes faltaba pescado y otros lunes se tiraba. Buena cocina, buen local y una gestión que se comía el margen.
Qué hicimos
Pusimos en marcha un asistente de IA en el WhatsApp del restaurante conectado a un libro de reservas digital. Reserva, confirma, pide una señal en fechas señaladas, envía recordatorio el mismo día y permite cancelar o cambiar con un mensaje. Responde a horarios, ubicación, alérgenos y menú del día, y pasa la conversación a una persona cuando hace falta. Creamos una carta QR con fotos, alérgenos y tres idiomas que el equipo edita desde el móvil. Y construimos una previsión semanal de compras: cruza las ventas por plato, las reservas ya cerradas, el clima y el calendario local, y propone cantidades por proveedor que el jefe de cocina ajusta antes de pedir.
Qué cambió
Nadie deja de atender una mesa por contestar el teléfono, y las reservas entran a cualquier hora, también de madrugada, cuando la gente planea el fin de semana. Los recordatorios y las señales reducen de forma clara las ausencias. La carta está siempre al día y los turistas piden con más confianza. Las compras se ajustan a lo que de verdad se va a vender. En un restaurante así es razonable esperar atender todas las reservas sin personal extra, reducir a la mitad las mesas perdidas por no presentarse y recortar el desperdicio de producto de forma apreciable. El equipo vuelve a dedicarse al comedor y a la cocina.
Caso de ejemplo: negocio ficticio basado en situaciones reales.